Consiste en verificar el estado general del archivo (ubicación física, organización y digitalización) para proyectar una mejora acorde, si es el caso, a la necesidad del mismo.

Conjunto de actividades que aporta al desarrollo de la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida, desde su origen hasta su destino final, obteniendo la preservación de los mismos y facilitando el acceso a la información de los clientes internos y externos.

Herramienta que se elabora con el fin de alinear la planeación encaminada a la organización de los archivos de la entidad y desarrollar acciones a largo, mediano, y corto plazo que permitan la mejora continua del Sistema de Gestión Documental.

Establece las herramientas necesarias para el desarrollo de las funciones del archivo en las etapas del ciclo vital del documento y normalizar cada una de las actividades, empleando los principios básicos, lineamientos e implementación de medidas encaminadas a lograr la preservación de la memoria institucional en el corto, mediano y largo plazo; establecidos por el Archivo General de la Nación.

Fortalece y actualiza los lineamientos relativos a la salvaguarda del patrimonio documental de las empresas, que constituya y contribuya a incrementar conciencia en los funcionarios de los diferentes procesos y equipos de trabajo sobre la importancia, protección y conservación adecuada de los diferentes actos administrativos, garantizando su conservación y acceso ágil a la información.

Es una herramienta por medio de la cual se fijan las pautas generales para la correcta organización de los documentos de archivo encontrados en Fondos Acumulados. En ella se determina la disposición final de los documentos considerando su valor administrativo, jurídico, contable, fiscal, técnico, científico e histórico.

Es un instrumento administrativo que guía los procesos de Gestión Documental, en ella se determina el tiempo que los documentos deben permanecer en las diferentes etapas del ciclo vital del documento y se analiza la importancia de éstos para fines administrativos, jurídicos, contables, fiscales, técnicos y científicos; así mismo se establece cuáles documentos han de conservarse.

Radica en realizar la limpieza, unificación, clasificación, identificación, ordenación, foliación y rotulación de los archivos intervenidos (cronológicamente, numéricamente o alfabéticamente, según requerimiento de la empresa contratante), conservando el orden y origen de los mismos.

Procedimiento mediante el cual se describe la base de datos del archivo y fondos documentales, (aplicando el Formato Único de Inventario Documental FUID), establecido por el Archivo General de la Nación, posterior a la organización del mismo, lo que permite la recuperación exacta y el acceso a la información del archivo, con su respectivo seguimiento y control.